Adjoint(e) administratif(ve) (0058-BEN)

Groupe Summum RH qui se spécialise en recrutement de personnel dans les secteurs du transport, de la distribution et logistique; est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) administratif(ve) pour son bureau de Terrebonne.

Voici les tâches et activités principales que les Adjoints administratifs/adjointes administratives doivent effectuer, et certaines des exigences physiques que celles-ci impliquent :

• préparer, saisir à l'ordinateur, réviser et relire de la correspondance, des factures, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et d'autres documents connexes à partir de notes dictées ou manuscrites;
• ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes;
• fixer et confirmer les rendez-vous et les réunions de l'employeur;
• commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;
• répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et transmettre les appels téléphoniques et les messages;
• établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information;
• formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• accueillir les visiteurs, déterminer le but de leur visite et les diriger vers l'employeur ou la personne compétente;
• consigner et préparer les procès-verbaux des réunions;
• organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les activités de recherche;
• superviser et former, s'il y a lieu, les employés de bureau en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l'utilisation de logiciels courants;
• organiser, s'il y a lieu, des conférences.

Tâches plus précises à l'interne:

- Facturation du Centre de Formation

- Compilation du 1% pour toutes les compagnies

- Responsable de l'achat des fournitures de bureau

- Commissions et ravitaillement des boissons et nourriture

- Rapport hebdomadaire des heures supplémentaires pour un client précis

- Tenir à jour le fichier des vacances du personnel administratif

- Fichier des clients sur approbation du président

- Classement des fichiers clients

- Organisation et Préparation des réunions et évènements de compagnie

- Tenir le calendrier de la Salle de conférence

- Envoyer les communiqués et avis à travers la compagnie

- Classement des dossiers du président

- Articles promotionnels: obtenir les propositions de prix

- Purolator: Envoi du courrier recommandé

- Poste Canada: Distribution du courrier à tous les jours

- Site Web: Mise à jour avec notre consultant

- Tenir à jour le répertoire des employés d'administration

- Prendre les appels du président durant ses vacances

- Responsable de distribuer les cartes de souhaits des anniversaires du personnel administratif et tenir à jour les dates.

Expérience:

• Service à la clientèle: 1 an (Souhaité)
• administration: 1 an (Souhaité)

Horaire :

• 8 Heures
• Du Lundi au Vendredi
• Quart de jour
• Repos la fin de semaine

Assurance Dentaire
Assurance Invalidité
Assurance Maladie Complémentaire
Assurance Vie
Congés payés
Événements d'Entreprise
Programme d'Aide aux Employés
Stationnement sur place